6 vaihetta tehokkaaseen suunnitteluun

Pitkän aikavälin tavoitteisiin tarvitaan monivuotinen suunnitelma, lyhyen aikavälin tavoitteisiin - neljännesvuosittainen suunnitelma ja nykyisiin tavoitteisiin - kuukausittain, viikoittain, päivittäin. Mikä on todella tärkeää suunnittelussa? Tässä on 6 tärkeintä vaihetta onnistuneeseen suunnitteluun.

Ajanhallinnan asiantuntijat suosittelevat, että suunnitellessasi ajankohtaisia ​​asioita tee se viikon näkökulmasta, koska viikko antaa laajemman kontekstin toiminnallemme. Ja mitä on otettava huomioon tehtävien järjestämisessä?

Aikataulun kautta huomaat, että sinun ei tarvitse tehdä kaikkea! Sitten tiedät ilon nauttia vapaa-ajastasi. Henkilökohtainen ja ammatillinen menestyksemme riippuu suuresti siitä, miten järjestämme aikamme. Valitsemme tapamme, jolla käytämme ne itse, ja kantamme myös näiden päätösten seuraukset. Jotta hallitsisimme itseämme hyvin ajan myötä, seuraakaamme Stephen R. Coveyn maksimia: "Sen sijaan, että keskityttäisiin oikeaan asiaan, sinun on keskitettävä huomiosi oikeaan." Ajankäyttöä koskeviin päätöksiimme vaikuttaa kaksi kriteeriä - kiireellisyys ja tärkeys. Annamme usein merkitystä liian monelle tehtävälle. Mutta asianmukainen priorisointi tarkoittaa sen ymmärtämistä, mikä on korkeintaan arvohierarkiassa, eikä pelkästään reagointia kiireellisiin asioihin. Kuinka erottaa ne toisistaan? Kiire on kriteeri, joka liittyy aikaan, tärkeyteen tavoitteidemme kannalta. Aikataulu on käytännöllinen työkalu, joka näyttää toiminnan laajuuden ja auttaa tunnistamaan mikä on todella tärkeää. Tärkein edellytys tehokkaalle toiminnalle ja suunnittelulle on keskittyä kvadranttiin II ja eliminoida samanaikaisesti monet aktiviteetit I ja III: ssa ja jättää huomiotta kvadrantti IV.

Tärkeä

Aikataulu: kvadrandi I.

Se kattaa sekä tärkeät että kiireelliset asiat. Se on "kriisinhallinta" - strategisesti tärkeitä toimia ja kiireellisiä asioita. Tällä vuosineljänneksellä työskentelemme, käytämme tietämystämme reagoimaan moniin tilanteisiin ja vastaamaan haasteisiin. Emme voi unohtaa näitä asioita.

Aikataulu: kvadrantti II

Se kattaa tärkeät mutta ei kiireelliset asiat. Se on "korkealaatuinen" vuosineljännes, jossa hoidamme itseämme: teemme pitkän aikavälin suunnitelmia, ennakoimme ongelmia ja ehkäisemme niitä, kehitämme kykyjämme, uudistumme, vietämme aikaa rakkaitasi kanssa. Mitä enemmän aikaa vietämme tällä vuosineljänneksellä, sitä enemmän toimintakykymme kasvaa. Sen toiminnan laiminlyönti laajentaa I-kvadranttia, mikä lopulta kuluttaa meidät, aiheuttaa stressiä ja palamista.

Aikataulu: neljännes III

Siinä on kiireellisiä asioita, mutta ei tärkeitä. Tämä on neljännes harhasta, koska kiireiden ympärillä oleva hälinä voi luoda tärkeän illuusion. Tässä kvadrantissa suoritamme toimia, jotka ovat ajankohtaisia, mutta tärkeitä jollekin muulle, täytämme toisten ihmisten odotukset ajattelemalla olevamme kvadrantissa I.

Aikataulu: neljännes IV

Nämä eivät ole kiireellisiä ja merkityksettömiä asioita. Minimoimalla tällä vuosineljänneksellä vietetyn ajan, saamme aikaa todella tärkeille asioille.

1. Tehokas suunnittelu: mieti visioosi ja tehtäväsi

Kun alat suunnitella toimintaa, mieti, mikä on tärkeintä elämässäsi. Ajattele visiosi, mitä haluaisit tehdä, säännöt, joita noudatat (kompassi!). Niin kaukana kuin se saattaa tuntua, se on erittäin tärkeää, koska uskomuksesi vaikuttavat itsellesi asettamiin tavoitteisiin, tekemiinne päätöksiin ja siihen, miten vietät aikaa.

Oman tehtävän pohtiminen on olennainen edellytys toimimiselle tärkeän mukaan, koska sillä on voimakas vaikutus muun vuosineljännekselle osoitetun toiminnan toteuttamiseen. Jos elämäsi uskonto on henkilökohtaista kehitystä, perheen kanssa olemista, elämän arvon tai sosiaalisen toiminnan löytämistä, palaat silloin tällöin tärkeimpiin asioihin muistiin. Tehtävä luo puitteet, joissa voit tehdä päätöksiä suunnittelun seuraavissa vaiheissa.

2. Tehokas suunnittelu: määritä roolisi

Roolit ovat symboleja velvollisuuksista, ihmissuhteista, toiminnasta yhteiskunnan hyväksi. Niiden selkeä määritelmä luo luonnollisen rakenteen, jonka avulla voimme säilyttää tasapainon. Pelaamasi roolit perustuvat tehtävääsi. Luettele roolisi paperille (esim. Vaimo, äiti, opiskelija, johtaja, johtaja, urheiluseuran jäsen). Tutkimukset osoittavat, että esiintyminen yli seitsemässä on tehotonta, joten yritä esimerkiksi yhdistää tiettyjä toimintoja.Elämän roolien tunnistaminen auttaa sinua näkemään koko elämän - näet, että se ei ole vain työ tai perhe, vaan ne kaikki yhdessä. Kun kuvaat rooliasi, huomaat "tärkeitä mutta ei kiireellisiä" asioita (kvadrandi II), jotka yleensä jätetään huomiotta. Roolien lisäksi lisää viikoittaiseen aikatauluun "teroitussaha". Se on energia, jonka meidän pitäisi käyttää taitojemme parantamiseen neljässä elämän perusulottuvuudessa - fyysisessä, sosiaalisessa, henkisessä ja hengellisessä. "Sahaus" (tulosten saaminen) imeytyy, unohdamme "teroittaa sahaa" (ylläpitää tai kehittää kykyä saavuttaa tuloksia tulevaisuudessa). Jos esimerkiksi emme harrasta urheilua (fyysinen alue), emme kehitä tietämystä (sosiaalinen sfääri), emme seuraa alan uusimpia saavutuksia (henkinen sfääri) tai emme tiedä mikä on meille tärkeää elämässä (henkinen sfääri), voimme "tylsistyä" ”Epätasapainolla.

3. Tehokas suunnittelu: Valitse tavoitteet jokaiselle roolille

Mieti, mitä tärkeintä voit tehdä jokaisessa roolissa tällä viikolla positiivisten tulosten saavuttamiseksi. Mikä on välttämätöntä, esimerkiksi vaimona, aviomiehenä, vanhempana, työntekijänä? Kun etsit toimintaa, käytä kompassia, älä kelloa, ja keskity tärkeään, ei kiireelliseen. Tämä voi olla esimerkiksi treffi aviomiehen kanssa, enemmän aikaa lapselle, tietojen kerääminen pikalukukurssille, meditaatio. Aseta itsellesi yksi tai kaksi tavoitetta kullekin roolille.

4. Tehokas suunnittelu: opi tekemään päätöksiä

Voidaksesi muuntaa vuosineljänneksen II tavoitteet toimintasuunnitelmaksi, sinun on opittava tekemään oikeita päätöksiä koko viikon ajan. Yritämme usein löytää aikaa "tärkeille" toiminnoille vuosineljänneksillä I ja III, jotka ovat jo täynnä toimintaa. Heitämme itsemme tapauksesta toiseen, uskomme sen jollekin muulle, lykkäämme toivoen löytävänsä aikaa tärkeimmille asioille. Mutta - kuten Stephen R. Covey kirjoittaa - " tarkoituksena ei ole priorisoida suunnitelmia, vaan suunnitella prioriteetteja." Kuvittele leveä purkki, johon laitat suuria kiviä. Vaikka purkki on täynnä kiviä, se ei ole täynnä, voit ripotella soraa aukkoihin. Mutta totuus on, että purkki ei ole vieläkään täynnä - voit lisätä hiekkaa ja lisätä sitten lisää vettä. Tavoitteet vuosineljänneksellä II ovat "suuret kivet". Jos käsittelemme ensin muita asioita - vettä, hiekkaa ja soraa ja sitten haluamme sovittaa suuret kivet suunnitelmaan, yrityksemme ovat turhia. Mutta jos tiedämme, mitkä asiat ovat suuria kiviä, ja asettamme ne ennen kaikkia muita, näemme, kuinka paljon voimme saavuttaa ja kuinka paljon vettä, hiekkaa ja soraa on tyhjissä tiloissa. Saavutamme sen, mitä pidämme tärkeänä, ja samalla "sopeutamme" muita toimintoja vastaavasti.

5. Tehokas suunnittelu: järjestä joka päivä

Päivittäisissä tehtävissäsi on tehdä tärkeimmät asiat ensin odottamattomista olosuhteista ja päivän haasteista huolimatta. Joskus onnistut toteuttamaan suunnitelman, toisinaan joudut muuttamaan sitä, mutta luota päätöksenteossa sisäisen kompassisi ohjeisiin. Tärkeimmät asiat asetetaan etusijalle aamulla:

Kuvittele päivän kurssi - tarkista viikoittainen aikataulu, etsi itsesi, näe tämä päivä 7 päivän yhteydessä. Tämä auttaa sinua reagoimaan asianmukaisesti odottamattomiin tilanteisiin.

Määritä prioriteetit - merkitse toimintasi vuosineljännesten I ja II symboleilla - tämän ansiosta olet varma, että vuosineljänneksen III asiat eivät sovi aikatauluusi. Jos lisä priorisointi on tarpeen, merkitse vuosineljännesten I ja II aktiviteetit tarkemmin (esim. Ympyrällä).

MÄÄRITÄ TEHTÄVÄT AIKA JA AIKA - erota tiukasti ajastetut tehtävät niistä, jotka voidaan suorittaa milloin tahansa päivästä. Kirjoita myös aikarajat tietylle toiminnalle.

6. Tehokas suunnittelu: arvioi tehokkuutesi

Mieti viikon lopulla, mitkä tavoitteet saavutit, mitkä haasteet kohtaat, mitkä päätökset teet ja ovatko tärkeimmät asiat ensin tehdessäsi valintaa. Viikoittainen yhteenveto auttaa sinua välttämään toistamasta samoja virheitä. Sen avulla voit olla tehokkaampi seuraavina viikkoina.